Credivo sp. z o.o.
z siedzibą w Warszawie, ul. Bukowińska 22 lok. 53, 02-703 Warszawa
I. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest Credivo sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Bukowińska 22 lok. 53, 02-703 Warszawa, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem 0001204587, NIP 5214140379, REGON 543210961, zwana dalej „Administratorem” lub „Credivo”.
Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych:
II. Źródło pozyskania danych
Administrator pozyskuje dane osobowe kontrahentów i ich przedstawicieli:
- bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą (np. w związku z zawarciem umowy, negocjacjami lub kontaktem biznesowym),
- od podmiotów, które reprezentują osobę, której dane dotyczą,
- z publicznie dostępnych rejestrów, takich jak KRS, CEIDG, GUS, lub z oficjalnych stron internetowych przedsiębiorstw.
III. Kategorie przetwarzanych danych osobowych
Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:
- dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, stanowisko, funkcja, nazwa firmy, NIP, REGON,
- dane kontaktowe: numer telefonu, adres e-mail, adres prowadzenia działalności,
- dane związane z umową lub współpracą: treść korespondencji, numer rachunku bankowego, warunki finansowe, dane z faktur i umów,
- inne dane przekazane dobrowolnie w ramach kontaktu lub realizacji współpracy.
IV. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych
Dane osobowe kontrahentów oraz ich przedstawicieli przetwarzane są przez Administratora w następujących celach:
- Zawarcie, wykonanie i rozliczenie umowy
Dane są przetwarzane w celu przygotowania, zawarcia i realizacji umowy z kontrahentem, w tym w zakresie kontaktu, wystawiania faktur, dokonywania rozliczeń i obsługi współpracy.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy). - Wypełnianie obowiązków prawnych
Administrator przetwarza dane w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności z ustawy o rachunkowości, przepisów podatkowych oraz ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML).
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny). - Utrzymywanie relacji biznesowych i kontaktu handlowego
Dane są przetwarzane w celu utrzymania kontaktu, przesyłania informacji o współpracy, zamówieniach lub zleceniach.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora – bieżąca współpraca gospodarcza). - Dochodzinie i obrona roszczeń
Dane mogą być przetwarzane w celu dochodzenia należności, prowadzenia postępowań sądowych, egzekucyjnych lub arbitrażowych oraz obrony przed roszczeniami.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora). - Archiwizacja dokumentacji i zabezpieczenie dowodowe
Dane są przechowywane dla celów dowodowych na wypadek konieczności wykazania faktów związanych z wykonaniem umowy.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora). - Weryfikacja kontrahentów i bezpieczeństwo obrotu
Dane mogą być przetwarzane w celu oceny wiarygodności finansowej i reputacyjnej kontrahenta, w tym w ramach procedur KYC (Know Your Customer).
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa obrotu gospodarczego). - Marketing relacyjny
W przypadku wyrażenia odrębnej zgody dane mogą być wykorzystywane do utrzymywania kontaktu marketingowego, informowania o nowych produktach i usługach.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą).
V. Odbiorcy danych osobowych
Dane osobowe mogą być przekazywane:
- podmiotom współpracującym z Administratorem w zakresie obsługi IT, księgowości, doradztwa prawnego i podatkowego, audytu,
- bankom i instytucjom płatniczym – w zakresie niezbędnym do realizacji rozliczeń,
- organom publicznym – w przypadkach wymaganych przepisami prawa,
- kontrahentom Credivo, jeśli jest to niezbędne do wykonania umowy lub zabezpieczenia interesów stron.
Administrator nie sprzedaje i nie udostępnia danych osobowych osobom trzecim bez podstawy prawnej.
VI. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
Administrator nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Jeśli w przyszłości przekazanie takie będzie konieczne (np. w związku z korzystaniem z usług chmurowych), Administrator zapewni odpowiedni poziom ochrony zgodny z wymogami RODO, m.in. poprzez zastosowanie standardowych klauzul umownych UE.
VII. Okres przechowywania danych
Dane osobowe będą przechowywane przez okres:
- obowiązywania umowy oraz przez czas wymagany przepisami prawa dla celów rachunkowych i podatkowych (zazwyczaj 5 lat),
- do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy lub współpracy (zazwyczaj 6 lat),
- w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – do momentu jej cofnięcia.
VIII. Prawa osoby, której dane dotyczą
Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:
- dostępu do danych,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność przetwarzania sprzed cofnięcia,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).
W celu realizacji powyższych praw można kontaktować się z Administratorem: kontakt@credivo.pl
IX. Dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, kontaktu biznesowego lub realizacji obowiązków prawnych.
Brak podania danych może uniemożliwić realizację umowy lub współpracy.
X. Środki bezpieczeństwa danych
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, w tym:
- szyfrowanie transmisji danych (SSL),
- ograniczony dostęp do danych tylko dla osób upoważnionych,
- umowy powierzenia danych z podmiotami przetwarzającymi,
- regularne kontrole i audyty bezpieczeństwa.
XI. Aktualizacja klauzuli
Niniejsza klauzula informacyjna może być aktualizowana w przypadku zmian w przepisach prawa lub sposobach przetwarzania danych osobowych przez Administratora.
Aktualna wersja dokumentu jest dostępna na stronie internetowej www.credivo.pl
